AG 2019 – places CA à pourvoir

[Maureen]

Recherche personnes motivées pour reprendre les rênes du CA

 

Comme vous le savez, nous allons fêter les 3 ans de l’association et cela implique plusieurs choses :

• une Assemblée Générale
• l’élection de 7 membres du Conseil d’Administration
• une bonne soirée à l’issue de l’Assemblée Générale
• un bon petit déj entre potes <3

Bon, vous avez bien lu entre les lignes, cette AG sera une AG bilan pour le CA et passation à la nouvelle équipe.

Afin que tous les membres puissent réfléchir à leur envie de faire partie du CA et que chacun prenne le temps de réfléchir à qui il veut au CA, nous souhaitons que toutes les personnes volontaires pour intégrer l’équipe CA se manifestent en amont de l’AG.

Donc si toi, oui toi qui nous lis, tu es motivé pour rejoindre les barjos du CA, la suite ci-dessous :

 

Vous avez dit 7 membres ?

Sortants : Elise, Maxim, Niko, Philippe, Salomé, Yannick

Démissionnaire : Emma

Qu’est ce que c’est que faire partie du CA ?

La distinction bureau / CA

Quand on intègre un CA, on choisit de prendre part de manière active aux décisions de l’association.
Le CA est composé de 9 membres, ça veut dire qu’il y a une grosse partie d’échanges et de discussions par écrite à beaucoup de monde, que l’on fasse partie du CA ou du bureau. Ça peut donc parfois prendre du temps 🙂 En revanche, il y a un distingo à faire concernant l’implication et la responsabilité juridique entre les 2 :

• CA : tu es impliqué dans les prises de décision mais ta responsabilité juridique n’est que peu engagée.
• Bureau : tu es autant impliqué dans les prises de décision (et globalement, rares sont les décisions urgentes qui ne font appel que au bureau pour des questions de rapidité) et ta responsabilité juridique est engagée en cas de problème administratif ou légal.

J’ai tel profil, j’hésite à entrer au CA parce que…

Toute personne volontaire, motivée et avec l’envie de s’engager pour 3 ans (ou au minimum 1 an, histoire d’aller jusqu’à l’autre AG) pour l’association est apte à faire partie du CA. Pas besoin d’avoir bac+15 ou 30 ans dans la reconstitution ou d’avoir un profil de chercheur historien ou d’être un pro de l’organisation et de la logistique ou même de savoir faire miaou. La seule véritable obligation (stipulée dans les statuts) est d’avoir une ancienneté de 2 ans au sein de l’association.

Plus il y a de profils variés au CA, plus il y a de chance que le CA soit représentatif de l’ensemble de ses membres. Bon, ça voudra aussi dire qu’il y aura obligatoirement de très longs échanges mais en même temps c’est ce qui fait notre richesse, c’est notre diversité !

Donc au final, si tu estimes que tu as quelque chose à apporter en plus, welcome !

Oui mais j’habite loin des autres…

Oui et alors ? Le forum est un merveilleux outil qu’il va falloir apprivoiser 🙂

Pourquoi le forum ? Tout simplement parce que l’ensemble des décisions se font en ligne afin d’avoir des traces écrites. Cela permet de prendre le temps de lire et de relire les arguments de chacun, revenir sur des idées et des propositions afin d’avancer efficacement (exit donc ton idée d’utiliser messenger pour gérer la vie de l’association… même si on s’en sert aussi). Donc pas de souci, ça peut s’adapter aux emplois du temps chargés ou non coordonnés.

La seule préconisation qu’on ferait, nous old men c’est de faire au moins 2 réunions CA  physiquement avec tout le CA ou un maximum de membres.

Je vais être perdu dans ce mastodonte que vous avez bâti, ça va être trop lourd pour moi et la charge va devenir un boulet…

Nous sommes une association de bénévoles. Nous sommes donc là pour nous éclater et aimer ce que l’on fait. Le but n’est pas que l’association soit un fardeau pour toi et que tu flippes en te levant le matin en te disant que tu dois continuer mais ça te gonfle. Si à un moment ça ne va pas, il faut prendre le temps de se poser et de se recentrer car ça veut dire qu’il y a un truc qui ne colle pas. Les autres membres du CA sont là pour t’épauler, en discuter et te soulager de ce fameux truc qui ne colle pas afin que tout roule à nouveau.

De même, 7 nouveaux entrants, ça peut te donner l’impression que tout le CA repart de zéro mais en fait non. Il y a encore 2 membres présents pour vous accompagner au quotidien, et il va également y avoir une transition et une passation. Tu ne seras donc pas jeté dans le grand vide 🙂

Ça y est, déterminé à rejoindre le CA ? Comment faire ?

C’est très simple, tu as jusqu’au 8 décembre pour te manifester et postuler ici, dans ce topic.
Passé le 8 décembre à minuit, plus aucun nom de postulant ne sera accepté.

Pourquoi cette deadline ?

Afin de permettre :

• aux personnes absentes de prendre le temps de faire leur procuration de vote 🙂
• au CA de finaliser l’AG avec tous les postulants et également de commencer à faire les premières explications de la vie de membre de CA. On est tout à vous pendant une semaine pour répondre à toutes vos questions et vous montrer des trucs.

Bon, soyons honnête, là vous êtes en train de vous dire « et si je ne rentre pas au CA, à quoi ça me sert ? » Déjà, le CA recherche 7 personnes, donc si on en a 9 ou 10, ça fera tout de même 2 ou 3 personnes qui auront été en partie formées et qui sauront comment s’investir plus en profondeur tout au long de la saison dans l’association car elles seront au fait des manières de travailler avec le CA

 

Si vous avez des questions, c’est le moment ! Si vous souhaitez postuler, aussi !

[Maureen]

suite au CA de ce jour, les 5 membres présents (Maxim, Elise, Christian, Niko & Salomé) proposent pour annoncer les 7 postes à pourvoir :

6 sortants (Yannick, Philippe, Elise, Maxim, Niko, Salomé)
1 démissionnaire (Emma)
=> 7 personnes à remplacer

l’idée est de faire une communication le plus tôt possible auprès de tous les membres de l’association afin que chacun prenne le temps d’y réfléchir.

Est-ce que l’on donne une date butoir à l’appel à candidature ?

• pour : pratique pour les personnes qui font des procurations
• contre : ça empêche la spontanéité en AG pour se présenter

Solution proposée

• faire une communication réfléchie pour annoncer les 7 postes à pourvoir
• envoyer une première liste de noms
• faire un deuxième point sur l’état des lieux des candidatures (permet aux gens qui souhaitent se présenter pour s’opposer à la première proposition de se manifester)
• annoncer la clôture bien en amont de l’AG afin que les personnes à procuration puissent choisir et avoir le temps d’envoyer leur proc

Ce qui donnerait :

• lundi 21 octobre : annonce de l’appel à candidature
• lundi 4 novembre : 1er état des lieux des candidatures
• lundi 18 novembre : 2ème état des lieux des candidatures
• lundi 2 décembre : clôture des candidatures

pour une AG le 14 décembre.

 

Elise, Maxim, Christian, Niko et Salomé sont pour sous réserve de lecture des arguments futurs des membres de CA absents ce jour.

[Tan]

Chers amis,

pour moi c’est un choix cornélien, pourquoi ?

• comme dit Salomé ci-dessus, la première façon c’est a dire : je cite :

« faire une communication réfléchie pour annoncer les 7 postes à pourvoir

envoyer une première liste de noms

faire un deuxième point sur l’état des lieux des candidatures (permet aux gens qui souhaitent se présenter pour s’opposer à la première proposition de se manifester)

annoncer la clôture bien en amont de l’AG afin que les personnes à procuration puissent choisir et avoir le temps d’envoyer leur proc »

Cela permet d’être propre dans la préparation du renouvellement du CA et l’appel à candidatures, mais…

cela ferme les portes au candidature spontanées et pour moi ça me gène …

on peut toujours faire la première solution et le jour de l’AG on laisser la porte ouverte aux candidature spontanées

qu’en pensée vous ? ^^

 

 

[Emeash]

Alors perso je suis pour le délai ça fait 2 mois pour prendre une décision et « la spontanéité » est une excuse de merde on décide pas sur un coup de tête de s’engager sur trois ans dans l’activité et la gestion de l’asso. De plus quelqu’un qui agis comme ça peu démissionner de la même façon. mon point de vue c’est de visé la stabilité.

donc Pour sans réserve

petit rappel le CA n’a pas d’obligation d’avoir tout ses siège occupé le bureau c’est une autre affaire.

[Flora]

Normalement, les modalités d’élection du bureau doivent être décidées en AG et figurer dans les statuts. Si le CA empêche certaines candidatures par une dead-line, ça peut être frustrant… Personnellement je ne vois pas de vraie pertinence à interdire les candidatures spontanées. Par ex oui Emeash je démissionne avant la fin de mes trois ans mais je pense avoir quand même fait ma part, ce qui compte vraiment c’est l’implication des gens et ça on peut pas trop le deviner ; pour ce qui est des procuration et de la réflexion derrière, si c’est une personne de confiance, de base, on sait pour qui elle voterait même si c’est spontané.

Des explications claires et en amont s’imposent par contre :

* lister les sièges à pourvoir et les candidats

* définir les rôles des membres du bureau et la responsabilité juridique (par ex en cas de problème avec la loi c’est tout le bureau qui trinque et non pas seulement le/la président.e, pour la simple raison que c’est le bureau qui a la capacité de prendre des décisions, et pas le/la président.e seul.e)

* rappeler l’intérêt, voire l’importance, d’avoir des profils variés pour représenter l’ensemble de la troupe (femmes, cuistot, homme en armes etc.)

* rappeler que la distance géographique n’est pas un problème car les discussions/décisions se font en ligne (ce qui permet d’avoir une trace écrite pour les absents également, comme ceux qui ont un emploi du temps très chargé par ex)

* rappeler qu’il s’agit d’un role bénévole où le but est de prendre du plaisir et pas de devenir esclave de l’asso, que les nouveaux entrants sont épaulés par les anciens, et que deux réunions CA sont organisées dans l’année pour faire un point et ne pas se sentir débordé

Fondamentalement il n’y a effectivement besoin que d’un.e président.e et un.e trésorier.e… mais pour gérer une asso de cette ampleur, clairement, ça va pas suffire. Il avait été évoqué (je ne sais plus par qui) que 9 personnes  c’était trop pour prendre des décisions. La question est de savoir si on peut envisager de baisser ce nombre, et jusqu’à combien du coup, pour savoir combien de candidatures il nous faut au minimum (pour éventuellement relancer un appel à la meute si on voit qu’il n’y a pas assez de candidats). Pour moi, tout dépend de l’implication des membres, mais en-dessous de 7 personnes le CA sera débordé de toute façon…

En résumé je suis pour une com en amont, pour lister aussi les candidatures et faire des relances au besoin, contre la deadline parce que de base ce n’est pas dans les statuts et ça n’a pas de réel intérêt.

[Maureen]

 La question est de savoir si on peut envisager de baisser ce nombre, et jusqu’à combien du coup, pour savoir combien de candidatures il nous faut au minimum

laisser cette porte ouverte est une mauvaise idée, je pense, car cela nuirait aux éventuelles relances pour avoir du monde. Je ne pense pas que dire « pas grave, on peut être moins » incitera les membres à se mobiliser. Par contre, en cas de carence de candidats, on peut dire le jour de l’AG « c’est pas grave, on n’est pas obligé d’être 9 »

En résumé je suis pour une com en amont, pour lister aussi les candidatures et faire des relances au besoin, contre la deadline parce que de base ce n’est pas dans les statuts et ça n’a pas de réel intérêt.

On avait pensé à ce principe de deadline pour ne pas pénaliser les membres absents. Resterait à trouver une alternative mais qui ne soit pas non plus « je l’appelle […] mince, il est à **** à faire **** du coup il n’a pas entendu mon appel donc j’improvise pour lui ».

L’autre envie souhaitée, c’était de commencer à former les potentiels la semaine précédent l’AG et notamment de finaliser la prépa de l’AG avec eux afin de passer le relais (au pire, pour ceux / celles non élues, cela faisait une semaine porte ouverte dans la vie du CA). Ceux qui se présenteraient le jour J n’auraient donc pas cette passation de flambeau en amont.

[Flora]

Pour ma remarque sur le nombre de membres au CA, je n’ai pas dû être assez claire : je n’ai pas mis de puce dessus, donc ce n’est pas dans la liste  choses à communiquer à la meute, mais une réflexion destinée CA, pour savoir si on est dans le rouge et qu’on doit faire de la relance, pour ne pas se retrouver en sous-effectif et en appeler au « sacrifice » le jour j. Du coup, pour moi on est dans le rouge si à une semaine on a moins de 7 candidats, et il faudra alors être clair avec les membres qu’il manque des candidats.

Pour le reste c’est un peu bizarre de « former » des gens qui ne sont même pas élus, et qu’est que tu entends par les « former » d’ailleurs ? Dans tous le cas, j’entends que les membres sortants veulent passer le flambeau au plus vite, mais on peut aussi briefer les membres entrant sur la semaine d’après, non? Sinon ca fait vraiment « boh t’es pas élu officiellement mais c’est tout comme allez », et à quoi bon le vote quoi… x)

Et le coup du téléphone, on est tous assez grand pour comprendre qu’il faut que le vote soit fini avant minuit et personne ne s’acharnera au téléphone, c’est pas notre première AG et on a jamais eu le scénario.

[Flora]

Pour être plus précise sur la recherche d’alternative pour ne pas pénaliser les absents, publier une liste des candidats en amont et faire en sorte d’avoir assez de noms pour être au moins 7 au CA (donc 5 candidats et pas 7 en fait, si j’ai bien compté) ça me parait déjà très bien. Il n’y aura pas foule à l’AG et si on demande déjà des candidats en amont, ce qui limite les chances qu’il y en ait qui se réveillent a l´AG.

[Tan]

Tout bien réfléchis faisons une deadline 😉

[Somhairle]

Je suis pour la deadline. J’estime que nous nous y prenons assez tôt pour que les gens réagissent et prennent leur décision en tant et en heure avant cette deadline et d’autant plus pour les absents qui pourront donner procuration en connaissance des personnes se présentant sans surprise de dernière minute.

[NikoMagnus]

Normalement, les modalités d’élection du bureau doivent être décidées en AG et figurer dans les statuts.

Il n’y a rien dans nos statuts concernant l’annonce des candidatures, donc c’est nous qui décidons ce qu’on veut faire. pour le reste des explications à clarifier en amont, je suis tout à fait d’accord avec Emma sur tous les points avec une précision sur la responsabilité légale… C’est l’ensemble du CA qui est responsable juridiquement mais le président prend toujours en premier, notamment sur la mise en danger d’autrui (ce qui, vu nos activités, un risque beaucoup plus élevé que des soucis d’emplois fictifs où le CA serait inquiété)

Je reste entièrement d’accord avec Meameash, l’argument de la spontanéité ne tient pas, on ne s’engage pas pour 3 ans sur un coup de tête et annoncer les candidats à l’avance me paraît être une très bonne solution, notamment pour les procurations. J’ai envie de dire que ça se tente, quoi… Je maintiens donc mon vote pour une deadline de dépôt des candidatures à une semaine de l’AG.

[Emeash]

Pour la deadline : 1 mois pour se positionner c’est largement suffisant le cas de la précédente élection n’a rien a voir puisqu’on c’est retrouver devant le fait accompli des démission a une semaine de l’AG ce qui a nécessité la « spontanéité ». là nous avons le temps d’anticiper.

les gens si les gens qui donne procuration il le feront en pleine conscience et pas dans l’urgence d’un coup de fil.

Quand à la « légitimité » d’une deadline ben c’est comme toutes élection y’a des règles une fois qu’on les fixe tout le monde n’a qu’a s’y tenir. Si le CA décide qu’on met une deadline elle sera légitime c’est d’ailleurs à ça que sert le CA. rien dans les statuts ne l’interdit et c’est notre rôle au CA de faire en sorte que l’élection soit la plus efficace. donc si on prévient tout le monde a l’avance pas de surprise pas de raison de crier a la manigance.

Je tien a préciser que je n’ai aucun reproche a faire a qui que ce soit des sortants ou démissionnaire j’ai pleinement conscience du boulot et de l’investissement de chacun dans le CA, et que bien que sèche ma première réponse est juste factuel.

[Neilina]

Je suis pour la deadline, afin que la transition se fasse au mieux.

Imaginez qu’il y a 7 nouveaux membres (que les « anciens » ne soient pas réélus), la préparation avant AG permettrait une passation plus simple et la transmission des idées/réflexions/dossiers en cours plus fluide sans qu’il y ai des choses qui tombent à l’eau. C’est vrai que l’on pourrait le faire après… sauf que tout le monde va être dans les vacances de noël et du jour de l’an et pi la première date va arrivée sans que les nouveaux soient mis en route (du coup risque d’un peu de galère).

[Maureen]

Ici Maxim qui parle

je maintien la deadline, ça ne me semble pas déconnant.

Je suis aussi d’accord avec les points détaillés qu’Emma à mis en avant pour détaillé et expliquer les rôles, les intérêts mais aussi les engagements…

[Emeash]

il faut effectivement bien mettre en avant les rôle et devoir de la fonction afin que chacun puisse se positionner en conscience

[Maureen]

Je rejoins les derniers échanges concernant la deadline et la préparation en amont plutôt que pendant les fêtes (il ne sera plus légitime de solliciter l’ancien CA un mois après l’élection du nouveau)

[Pilif]

Je suis entièrement d’accord avec Memeash. En spontané ça fait un peu à l’arrache.
Du coup que les gens qui veulent se porter candidats, aient préparé en amont leurs arguments.
Et oui, qu’ils comprennent bien que c’est chronophage et que ce n’est pas une simple place qu’on prends, sinon ça
pénalise le reste. (je suis bien placé pour le savoir)
Donc pour une deadline

[Maureen]

Tout le monde s’étant exprimé et la majorité étant en faveur de la deadline et (sauf erreur de ma part) la préparation en amont de la nouvelle équipe, voici donc le planning d’attaque :

• lundi 28 octobre : annonce de l’appel à candidature PDL + fofo
• lundi 11 novembre : 1er état des lieux des candidatures PDL + fofo
• lundi 25 novembre : 2ème état des lieux des candidatures PDL + fofo
• lundi 9 décembre : clôture des candidatures PDL + fofo

Les points explicatifs soulevés étant looooooooong, je propose de faire un point du lundi court et concis qui renvoie sur le forum où là il y aura touuuuuuuut l’explicatif.

Les candidatures devront également se faire sur le forum (pourquoi je suis chiante avec « fofo uniquement » pour les blabla en profondeur ? et bien tout simplement parce que la vie du CA se passe sur le fofo donc faut commencer à prendre le pli).

[Emeash]

Bon pour moi

[Somhairle]

Ok pour moi

[Auteur]

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