Négociation semi-OFF Goulaine 2019

[Maureen]

presta gérée par : Coraline + CA

 

Le 11/01

Coraline voit des amis à elle qui connaissent bien le châtelain et qui vont faciliter les rapports entre le château et nous.

Le châtelain est chaud patate pour nous recevoir, à priori, ça serait le WE du 4 mai. Magnus vient de demander à Coco si on avait accès aux commodités (eau + toilettes) et si on pouvait avoir à dispo de la paille. Elle se renseigne ce WE.

[Maureen]

compte rendu du 21/01

le châtelain est chaud pour que ce soir une date en XVIII. Voici toutes les informations potentielles qu’il nous faut encore confirmer à ce jour.

Le campement :

• situé à côté des jardins à la française.
• possibilité de planter un auvent dans les jardins pour faire des animations dans lesdits jardins.

Niveau animations, possibilités d’en faire :

• sur le campement
• dans les jardins à la française
• dans le château (dans / sur / à côté du mobilier XVIIIème)

Niveau cuisine :

• possibilité d’occuper les cuisines du château (la team cuisine, on vous a dit que ça inclurait la cheminée ?)

Couchage :

• sur camp
• peut-être dans le château

Les dates butoirs :

• participants : il faudrait que l’on ait une première vue le weekend du 2 février 🙂
• animations : à partir des présents, on pourra donc proposer des animations en conséquence et les répartir sur les différents sites
• campement : et on pourra donc faire un plan du campement pour demander la taille adéquat
• logistique : et donc demander la paille et le bois nécessaire

Divers :

• Salomé doit fournir une fiche technique ce weekend afin que Hélène et Max, les amis de Coco qui font les négo pour nous, puissent parler en notre nom.

[Maureen]

Réponse ce jour du mail reçu mi janvier :

 

Bonjour Hélène,

comme convenu, voici les réponses et les interrogations concernant l’organisation du campement au château de Goulaine.

Je réponds dans un premier temps directement à vos questions (en rouge) dans votre mail, en posant des questions ou des remarques (en vert), à mon tour, par moment.

Nous souhaiterions avoir plus d’informations sur les points suivants :

– est-il possible de présenter des armes à feu et de tirer avec ?

– quelles sont les horaires d’ouverture du château ?

– quelle est, approximativement, à fréquentation du château à cette période de l’année ?

– pouvons-nous également faire des animations dans les jardins à la française et dans le château ? Si oui, quelles sont les contre-indications / préconisations ?

– pouvons-nous arriver dès le vendredi après-midi ? à partir de quelle heure ? quid du dimanche soir, à partir de quelle heure pouvons-nous opérer au démontage ?

– peut-on ramener les véhicules au lieu du campement ?

– s’il y a une visite guidée à une heure de faible fréquentation, pouvons-nous proposer à quelques membres d’y assister ?

Pour ce qui est des visuels de l’association, je dois vous avouer que je n’ai pas la même logique de rangement que notre responsable de communication. J’ai trouver plusieurs documents, mais, dans le doute, je préfère qu’il vous envoie directement le bon fichier avec tout dedans. Normalement, cela devrait être fait dans la journée du 30 janvier.

Je vous remercie chaleureusement pour votre aide dans cette manifestation.

Comme Coraline et Christian ont dû vous le dire, il s’agit pour nous d’une prestation que nous faisons à titre gracieux car nous souhaitons faire une première date pour nous roder et préparer la nouvelle saison qui arrive. Nous jugeons important d’être au contact du public afin d’avoir les meilleures conditions possibles pour nos membres. De même, nous affichons une volonté forte à solliciter des châteaux privés afin que le site nous accueillant puisse profiter de notre présence pour faire de la communication autour et ainsi profiter des recettes en billetterie que cela pourrait occasionner.

A titre personnel, j’ai organisé ce type de prestations dans une autre association, dans un château du Berry où j’avais été guide touristique et j’avoue que cela me tenait à coeur de recommencer et de participer à nouveau, par ce biais, à la conservation du patrimoine historique privé (et ne bénéficiant pas des mêmes aides que le patrimoine public).

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

PS : n’allant pas tous les jours sur le mail de l’association, j’ai mis en copie mon mail perso. Vous serait-il possible de faire des « répondre à tous » ?

Bien cordialement,

Salomé Lelait

Vice-présidente de l’association Saor Alba

06.60.88.46.10

http://www.saor-alba.fr

http://www.facebook.fr/saoralba

Le 16.01.2019 13:47, Hélène Moreau a écrit :

Bien le bonjour Saor Alba,

Je suis Hélène, je suis chargée de créer pour vous et le château un événement écossais nommé « Écosse Libre » (même le nom est en accord ^^).

Tout d’abord : je serai votre contact tout au long de ce projet (je centralise les infos et les restituent au staff  du chateau et au bureau de Saor Alba).

Pour mener à bien ce projet, j’aurai besoin de documents rapidement pour pouvoir étoffer le dossier que je rédige pour vous et qui sera défendu le 4 février devant l’association des Amis du Château qui fait vivre ce patrimoine.

J’aurai besoin de connaitre :

– la date que vous préférez parmi le 27-28 avril ou le 4-5 mai => 4/5 mai

– vos matériels de campement (dimensions, contraintes d’installations, etc..) => L’une de nos animations est la cuisine historique. Nous avons donc besoin, dans l’idéal, d’une stère de bois par jour + un emplacement pour faire le feu. Pouvons nous faire un feu à même le sol ? Le cas échéant, serait-il envisageable de nous fournir du sable pour que nous le placions entre le feu et le sol ? Nous pouvons également découper un espace d’herbe que nous remettrions en place à la fin du weekend. Nous apportons tout le matériel nécessaire pour nos animations et cela est pris en compte dans nos demandes de dimension de campement.

– le nombres de tentes potentiellement « plantable » (dimensions, contraintes d’installations, etc..) => 7 tentes et 2 auvents (peut-être 5 tentes de plus en fonction des personnes qui s’ajoutent). Habituellement, nous demandons 40*60m. Néanmoins, au vu du nombre de structures, un 30*30m devrait convenir. Combien de largeur / longueur fait l’espace que vous aviez envisagé ? si nous le savons en amont, nous pourrons préparer un plan d’implantation. Dans l’idéal, il nous faut le terrain le plus plat possible.

– le nombre de membre présent (à 2-3 personnes près) => à ce jour j’ai 11 inscrits confirmés, 10 personnes intéressées mais qui ne m’ont pas encore confirmées et 14 personnes qui ne m’ont pas répondu. Ils ont été relancé hier, je vais voir à relancer de nouveau les membres demain.

– les animations que vous prévoyez => Nous faisons de la vie de camp. Au sein du campement, il peut y avoir les pôles cuisine, couture, herboristerie, recrutement et jour d’avant (animation expliquant les mouvements de troupes de la bataille de Culloden), travail du cuir, histoire du costume féminin et masculin. Nous souhaitons mettre en place de nouvelles animations qui sont en court de création comme les contes et les jeux de cartes. J’espère qu’elles seront opérationnelles pour être présentées début mai. De même, nous souhaitons préparer des saynètes sur des temps courts afin de pouvoir s’insérer dans des parcours de visite ou autre. Je ne peux vous garantir, à ce jour, qu’elles seront mises en place mais il s’agit également d’un projet hivernal pour la saison à venir.

– les besoins que vous demandez au château ( services de sécurité, parking, électricité pour engin médical, zone de foyer, etc …) => parking pour les véhicules, accès à des sanitaires jour et nuit (y a-t-il accès à une douche ?), accès à un point d’eau en continu, 1.5 à 2 stères de bois, environ 20 bottes de pailles (entre 2 et 3 par tente. Nous faisons attention à notre consommation et nous n’éclatons pas toutes les botts si, finalement, il y en a plus que prévu)

– etc… (si vous avez d’autres idées) => cf. ce qui est noté dans mon corps de mail

J’ai commencé à rédiger un début de rapport, j’aimerai finaliser la rédaction pour lundi 21 janvier pour que vous puissiez le lire, voir le corriger en cas d’erreur avant le 1er février.

————————–

Voici le plan :

Ecosse Libre !

        Introduction à la proposition d’événement écossais

        Liste des membres intéressé par l’événement

        Animations proposées

                   Les repas

                   L’artisanat

                   Les ateliers ludiques

                   La vie de Camp

        Le campement

                   Matériel pour le campement apporté par les membres

        Besoins de Saor Alba

                   Besoins matériel pour le campement

                   Besoins immobilier pour le campement

                   Autres besoins

Remerciement

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Je suis joignable par mail/ portable /messenger (Nélène Goldenfish).

N’hésitez pas à me contacter si besoin.

Bonne journée ☺

A très bientôt

 

—

Hélène Moreau
06 47 33 66 75

hln.moreau@gmail.com

[Maureen]

Dossier de présentation fait pour la présentation de dossier de ce soir au châtelain de Goulaine

https://drive.google.com/open?id=14F4N8qOtp_u83BB_fCtIjEbIZCncvJ8r

[Pilif]

Du coup, par rapport à la possibilité d’amener un cheval, on fait comment?
6 sur 9 du CA on répondu. Savoir coté logistique et si le châtelain est ok.

[Maureen]

on attend le 7ème vote et je peux le proposer, effectivement. il y aura peu de monde je pense donc ça peut être pas mal.

 

[NikoMagnus]

Les 7 votes sont réunis.

[Maureen]

reçu hier par Max et Hélène :

Alors @Salomé Lelait Cameron
J’ai un retour du Chateau le dossier est bien validé 🙂

Mais la date du 4-5mai n’est pas possible (le chateau est en réception et l’info est pas bien passé entre nous) -_-

Il propose donc le 27-28 avril ou le 11-12 mai

[Emeash]

faut choisir le 27 avril

[Somhairle]

Pour le 27 et 28 avril

[Emeash]

on vera le positionnement des membres en fait parce que moi le premier en fait j’ai zapper que j’etait pris sur le week end que je pensais le mieux

[Neilina]

Sur les 2 weekend proposés y a d’autres trucs de déjà prévu pour un certain nombre d’entre nous (Wardruna le 28 avril et Guedelon avec les coquillettes le 11 mai)

[Maureen]

Sur les 2 weekend proposés y a d’autres trucs de déjà prévu pour un certain nombre d’entre nous (Wardruna le 28 avril et Guedelon avec les coquillettes le 11 mai)

Du coup je réponds que parce que 4 ou 5 personnes vont voir Wardruna, on ne propose pas aux 30 autres membres de l’asso ?

Du coup je réponds que parce qu’une grosse partie de l’asso fait partie des coquillettes saucisses on ne propose pas aux autres le Plessis Bouré ? (je ne propose pas Goulaine car je pense que c’est mieux si c’est le 27 /28 avril)

[NikoMagnus]

Faut proposer le 27.
+1 avec Salomé.

[Tan]

Pour le 27 et 28

[Pilif]

Je serais en Ecosse donc c’est mort pour Céline et moi. Concernant le vote, je me range à la majo..
Par contre faut que je prévienne Alex et Sophie (les cavaliers) que la date à changé et que je ne serais pas avec eux pour ce semi off..
Ce qui me gêne pas mal quand même

[Emeash]

ah oui pour les cavalier c’est moche

 

[Neilina]

ba va pour le 27/28 avril alors

[Auteur]

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