Saison 2019 – répartition des dates à organiser / communication

[Maureen]

Allez, allez, on se positionne 🙂

Fête	Période	Dates	Membres CA organisateur
Cernunnos Pagan Fest	XIII	23 / 24 février	Emma + Yannick
Semi-OFF château de Goulaine	Multi	4 / 5 mai	Coraline + Salomé & Christian
Les Heures Historiques	XVIII	18 / 19 mai	Niko & Pilif + Salomé (renfort logistique)
Fêtes des gueux – Verneuil sur havre	XIII	1 / 2 juin	Ulf + Yannick
Rodemack	XIII	29 juin	ANNULÉ
Les Fêtes Franco-Ecossaises	XVIII	14 / 15 juillet	Niko + Salomé (renfort logistique)
Killiecrankie	XVIII	25 / 31 juillet	Emma
Waterloo	XVIII	18 / 19 août	Christian et Emma
Amboise	XIII	28 / 29 septembre	Yannick
Breteuil	Multi	5 / 6 octobre	Salomé
OFF	Chill out	octobre ?

[Emeash]

Je veux bien soutenir Emma pour le Cernunos et Ulf pour Verneuil et prendre Amboise a géré

 

[Emeash]

ALLER DEBOUT LES MORTS !!! on sort de sa gueule de bois annuel et on s’active y’a des dossier brûlants faire avancer !!!

[Somhairle]

Je suis bien conscient que l’on doit se répartir les tâches mais je préfère m’abstenir en ce qui concerne l’organisation d’un événement car je ne m’en sens pas capable, je n’ai pas assez de constance ni de rigueur pour cela, désolé, mais je passe la main.

[Flora]

Hello! Killiecrankie et le Cernunnos ça représente déjà du taf… Si personne ne peut prendre de date je propose de faire des binômes et je veux bien être sur Waterloo avec quelqu’un.

[NikoMagnus]

Je me tape les deux plus grosses dates de l’année… Sully et Aubibi… plus la com’ de l’asso. Vu que les journées ne font toujours que 24h et que j’ai une boîte à faire tourner, je m’arrête là en terme d’orga…

Évidemment, je peux donner des coups de main / des conseils à qui veut ou a besoin mais ne serai pas orga principal sur d’autre fête.

[Flora]

Du coup le duo papi-râleur et chat-pitre se charge de Waterloo ^^ merci d’avance de ton soutien Yannick !

[Maureen]

Suite à la proposition d’Emma que Tan et moi organisions le semi Off de début d’année :

ah ah ah, semi mauvaise idée,c’est pile la période de mes restitutions au boulot

c’est pour ça que je me suis mise en renfort Niko sur 2 dates + la gestion de Breteuil

(et que si le off en Ardèche se fait que je serai dessus)

honnêtement, pour le off de début d’année, je peux être là en amont, mais pas spécialement fin avril (soit potentiellement la semaine de rush)

si quelqu’un me remplace à ce moment je peux

[Pilif]

Je veux bien donner un coup de main pour Sully

[maxim]

comme chaque année, avec la travail en déplacement je n’ai pas le temps pour l’orga d’une fête. Désolé

[Maureen]

salut les bouchons, je remets sur sujet sur le tapis :

quel plan de comm le CA va-t-il employer cette année pour organiser les fêtes ?

vaste sujet, je vous l’accorde.

Les organisations sont en cours ou commencent et c’est déjà nawak, rien d’homogène entre les différents membres CA orga et canaux de diffusions multiples. Bref, vous le sentez le cocktail comm pourri pour l’année ?

Pourquoi est-ce que j’utilise l’expression « cocktail comm pourri » alors que c’est une expression provocatrice, que nous sommes à l’écrit et qu’elle peut être mal interprétée ?

Eh bien, pour commencer, je ne vise personne ni dans le CA ni dans les membres ni n’incrimine une quelconque communication.

Cette année, nous avons 6 ou 8 dates à organiser. Il est important pour les membres que le CA communique tout le temps de la même façon et non pas selon les envies du CA mais selon les attentes des membres.

Pourquoi ? Tout simplement afin de donner des automatismes aux membres : tu as besoin d’une info ? Tu sais que tu la trouves là (autonomie et gain de rapidité pour tout le monde).

le CA a instauré :

• Le point du lundi : ça fait des rappels et les membres sont réceptifs. Il serait bien de continuer cette régularité sans se reposer sur Meameash. Un google doc a été créé afin que l’on marque les infos à noter dans le point du lundi. Une préconisation à mon goût : ne pas y écrire des pavés car il y a plusieurs choses à noter dans ce point et il faudrait être synthétique.
• Le forum : malgré tout, il est et reste le lieu de résumé et de récap des infos de l’asso. Quand bien même les membres ne le fréquentent pas toujours, ils savent que les infos sont dedans (et donc qu’ils pourront toujours trouver les infos dans la partie conseil, nourriture et invité).
• Les événements fb : les membres de l’asso ont voté en AG pour que ce système soit mis en place mais il n’a pas encore été pleinement saisi par les membres du CA.

Ces trois éléments sont les seuls qui ont été adoptés par l’ensemble du CA et martelés à tous les membres.

Je pense qu’il serait judicieux que le CA se discipline sur les points suivants :

• Point du lundi : arrêter de compter sur Meameash et limite, décider le vendredi qui le rédigera le lundi qui suit (ça laisse le temps à tout le monde remplir le google doc pour que le désigné ait les infos pour rédiger lundi)
• Forum : continuer à noter les récaps, les avancées et les mails orga dans la partie conseil. On s’améliore et on tient le bon bout de ce côté là. Cependant, il faut se dire que ça reste également la communication officielle du CA à ses membres (quand bien même on double à côté par d’autres biais), il ne faut pas brouiller ce message et toujours renvoyer les membres sur le forum pour répondre et commenter. Pourquoi ? je le dis en dessous.
• événements fb : il faut que cela devienne un automatisme. En dehors des points du lundi qui sont sur le mur du groupe, toutes les communications afférentes à une date précise doivent être mise dans l’éven prévu à cet effet.

Pourquoi il est important que le fofo reste le lieu de discussion des membres pour l’organisation plutôt que tout autre moyen de communication (réseaux sociaux, messages privés, mails, conversations téléphoniques, pigeons voyageurs…) ?

• Malheureusement nous ne sommes pas à l’abri que la personne gérant la date soit malade et qu’une autre doive reprendre le dossier dans l’urgence. Il est important que tout le dossier puisse être automatiquement repris par un tiers sans que la personne CA orga de base n’ait à être dérangée (exemple la personne est hospitalisée en soin intensif, la personne a dû partir à l’étranger et ne capte pas…)
• Cela permet également de ne zapper aucune info donnée par un membre ou transmise par le CA (si on est 15 à une date, on peut toujours s’arranger mais quand on est 30, ce n’est pas la même). Ainsi, l’ensemble du CA peut répondre à un membre qui vient le voir si le membre CA orga est temporairement occupé.
• Lors de la rédaction des bilans annuels, le forum est LA source sur laquelle les membres du CA s’appuie. C’est notamment ce qui permet aux membres qui n’ont pas géré les fêtes de pouvoir les présenter et ainsi de tout de même s’impliquer à leur hauteur.
• D’une année sur l’autre, on peut voir ce qui a été fait et s’améliorer.

 

Sans aller jusqu’à la rédaction d’une charte de bonne communication du CA vers les membres de l’asso, je souhaiterai donc que l’on s’accorde sur ligne de conduite à tenir.

Je demande donc les votes de tout le monde sur les points suivants (cela demande donc un vote par point) :

• le point du lundi : se débrouiller pour maintenir la parution des infos le lundi sur le mur du groupe et que si on a pas pu le lundi, qu’on attende le lundi suivant.
• le forum : le maintenir comme espace de communication officiel avec toutes les informations actualisées
• les événements fb : à partir de la validation du vote, se forcer à publier les infos des presta uniquement sur les évens (pas sur le mur du groupe) et obliger les membres à faire de même tout en rappelant que le fofo est préférable.
• les autres canaux de diffusion de l’info : on a tous des préférences et parfois on est obligé avec certains membres d’utiliser tel ou tel canal plus qu’un autre pour diverses raisons. Cependant, il faut se contraindre à ce que cela ne devienne pas les canaux de communication officiels (en renvoyant constamment à un moment dans le fofo par exemple).

A vos votes 🙂

Pour ma part :

• point lundi : pour
• fofo : pour
• éven fb : pour
• autre canal de diff : pour mais avec une volonté d’utilisation avec parcimonie de ses canaux (les utiliser très exceptionnellement et lorsqu’ils sont utilisés, s’il y a d’autres infos données en réponse par les membres, penser à faire les résumés dans le fofo)

[Emeash]

conséquence logique de la multiplication des canaux de communication.

• point lundi : pour
• fofo : pour
• éven fb : pour
• autre canal de diff : les mails doivent garder un caractère ultra exceptionnel.

[Neilina]

• Point du lundi: Ok (par contre décider qui le rédigera plutôt le jeudi, comme certaine fois on est pris tout le weekend dès le vendredi soir et que l’on a pas toujours le temps d’aller sur le PC voire les infos)
• Fofo: Ok
• éven fb: Ok
• autre canal de diff: comme Yannick, ça doit resté exceptionnel

[maxim]

J’espère qu’au fur et à mesure des années il ne va pas y avoir de nouvelles inventions du type « event FB par fête », « tweeter bidule », « mail à part avec des paillettes pour untel » et ainsi de suite… Parce que dans 5 ans ça va être un joyeux Engoulevant Trifide ! (nom d’oiseau Guyanais)

• point du lundi : pour
• fofo : pour
• éven fb : pour vu que c’est la tendance 2019
• autre canal de diff : pour mais le plus limité possible

[Somhairle]

Pour

Pour

Pour

Exceptionnellement

[Flora]

Point du lundi : pour la parution régulière, lundi ou un autre jour – celui qui le publie peut être parmi ceux qui ont écrit sur le drive, ils se proposent sur le MP du CA pour faire la publication

Le forum : pour y centraliser toutes les informations actualisées – pour moi plutôt qu’un lieu de discussion c’est plus le centre des archives (à entendre au sens « centre des données » qu’on peut librement consulter)

Les évènements Facebook : pourquoi « obliger » les membres à y publier leurs infos dessus ? Il me semblait que c’était juste pour mettre les liens directs vers le forum ? (pour leur éviter les problèmes de connexion ou d’avoir à chercher dans le forum) Comme dit Maxou multiplier les bases d’info c’est pas le but non plus.

Les autres canaux de diffusion de l’info : je ne vois pas bien ce qui est voté, juste de suivre les procédures des trois premiers votes en somme ? Parce que les mails, SMS etc. effectivement on est forcés d’y avoir recours et il faut effectivement qu’on centralise systématiquement les infos sur le forum pour que tout le monde y ait accès, mais du coup ça fait redite avec le deuxième vote non ?

Je suis d’accord qu’il faut qu’on se coordonne pour que la com’ avec la meute marche, mais juste pour m’assurer qu’on ne soit pas trop procéduriers, il y a quelques points qu’il faut savoir garder en tête :

• Rester flexible c’est important en cas de pépin pas prévu dans l’orga : par exemple quand les compagnies aériennes m’ont annoncé que les vols commençaient à être complets, si j’avais attendu la semaine suivante pour faire une com’ générale à la troupe c’est simple, on n’aurait pas pu voter le devis à temps et personne ne partait ne Ecosse. Donc ça me gêne de voter une règle sans savoir à partir de quand on peut rentrer dans l’exception à la règle, pour moi on peut s’en tenir à la création du document Drive Point du lundi et s’organiser pour que le rôle de « publieur » tourne.
• Ne pas s’imposer trop de contraintes si elles n’apportent pas de plus-value à la communication : on est là pour faire marcher l’asso certes, mais c’est important de savoir se soulager mentalement et de rester souple, notamment quand la règle n’apporte pas de réelle plus-value à l’organisation d’une fête ou à la com’. Je pense à devoir basculer toutes les infos des dates sur les pages évènements Facebook correspondantes, par exemple : on n’a peut-être pas besoin de « contraindre » les membres à le faire alors qu’au niveau communication c’est mieux que les gens soient redirigés sur le forum avec les liens (comme on l’avait dit en AG). D’autre part laisser des infos sur la page du privé peut aussi être bénéfique à la com’ interne :  certains membres vont parfois à une fête sans être inscrits à l’événement Facebook, et donc ils ne profiteraient pas des infos si elles n’étaient pas diffusées auprès de la meute entière (je pense à Ma Hie et Le Belge par exemple pour la prog du Cernunnos : on ne reçoit pas forcément de notification des événements en fonction de ses réglages Facebook, moi je n’ai rien pour ceux où je ne suis pas en présente). Donc pour moi il faut centraliser les infos d’organisation sur le forum exclusivement d’une part, et pour les infos accessoires – qui n’auraient pas leur place sur le forum – rester souple car il y a des avantages et des inconvénients à tout passer sur les événements.
• Ecouter les membres et tester ce qui est le plus efficace : on ne parle pas d’un cas isolé, mais d’un nombre important de membres qui ne consultent quasiment pas le forum, et certains n’ont pas Facebook ou y vont peu. Ceux qui n’ont pas Facebook ne reçoivent pas le point du lundi par exemple, et ceux qui participent à des dates ont beau savoir que tout est sur le forum, ils s’y perdent et préfèrent s’adresser directement aux autres participants ou à l’organisateur de la date, tant pour se renseigner que pour transmettre des infos. On a beau rabâcher des messages sur le privé et écrire toutes les infos clairement sur le forum, on entend toujours « je ne vais pas sur le forum » ou « j’ai loupé l’info ». Avec Killiecrankie j’ai constaté que par SMS ou par mail au moins j’étais sûre que le message arrive à son destinataire parce que c’est envoyé à la personne directement, sur son téléphone ou sa boîte mail. Du coup je passe par ces moyens de com’-là pour cette date, car c’était ingérable via Facebook ou le forum. Ça me fait dire que le mail est un support vraiment pratique, qui permet des messages groupés ou individuels, mais aussi de retrouver les infos facilement, et qu’il mériterait d’être étendu à nos communications autres que « administratives » (par exemple envoyer le point du lundi également par mail). Et oui, les infos doivent être centralisées pour pouvoir s’y retrouver à un moment donné, et leur place c’est sur le forum, en libre accès pour tous.

[Maureen]

Pour les évens, c’est les membres qui ont demandé à ce que les infos soient dedans plutôt que sur la page du groupe. Comme les seules inscriptions qui comptent sont celles sur le planning excel, les membres peuvent donc s’inscrire aux éven pour être informés même s’ils n’y vont pas. Personnellement, ça m’ennuie d’avoir ça en plus à gérer niveau comm’ mais c’est une demande qui émane des membres et ça a été voté comme tel (toutes les parutions relatives aux dates seront publiées dedans).

Effectivement il faut savoir rester flexible et s’adapter mais il ne faut pas non plus montrer aux membres qu’on leur fait décider des choses pour ensuite ne pas les appliquer.

[Maureen]

Après, effectivement, cela ne remet pas en cause ce qui a été fait. Bien évidemment, que pour certains points il est importants d’utiliser d’autres canaux quand on a impérativement besoin d’infos pour la viabilité d’un projet (j’entends par là toutes les options exceptionnelles qu’engendre Killie avec l’avion, la location…).

En revanche, la visée de ma relance concernait le fonctionnement de l’asso dans l’absolu. C’est à dire : il ne faut pas habituer les membres à se chouchoutage exceptionnel. A mon sens, tout ce qui a attrait à de la logistique « classique » (invité, cuisine, contraintes alimentaires, remplissage du planning, jour et heure d’arrivée et de départ, matériel amené, animation proposée, annulation…) doivent resté sur les canaux officiels.

Pourquoi je parle de « chouchoutage » c’est tout simplement parce que si les CA orga de date commencent à les prendre par la main pour les récoltes d’infos, on se tire nous même une balle dans le pied et dans notre vie privée. Je m’explique : (hypothèse toute con et un peu exagérée) si les membres se disent « maintenant, les gars, ils me relancent par sms pour me rappeler de répondre à tel truc », fin avril, début mai, quand je vais m’occuper de faire le lien entre les informations logistiques des membres de l’asso et les besoin orgas de Niko, il y en a beaucoup qui vont avoir de drôle de surprise en arrivant à Sully et en découvrant qu’ils ne seront pas prévu pour tel ou tel truc car je ne leur ai pas fait une orga individualisée (et notamment parce que j’aurai déjà suffisamment à faire avec les spectacles de mes 60 lycéens à gérer en technique et logistique au même moment que l’orga de Sully #on a tous une vie pro et une vie perso en plus de l’asso)

Je ne dis pas que c’est mal, je le répète, je n’incrimine personne. Je dis juste qu’il faut y réfléchir avant que l’on ait des problèmes avec des membres que l’on sollicite de manière différentes pour chaque orga et qu’il faut que l’on s’harmonise sur la manière de faire.

[Maureen]

En fait, le truc, c’est que ça serait cool, qu’on sache qui ne va pas sur fb pour qu’à eux on leur envoie l’info différemment

[maxim]

j’ai envie de dire à eux de s’annoncer. C’est bien aussi de ce renseigner sur ce qui ce passe dans son asso au lieu d’attendre que tout tombe directement dans les mains

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