[Maureen]

salut les bouchons, je remets sur sujet sur le tapis :

quel plan de comm le CA va-t-il employer cette année pour organiser les fêtes ?

vaste sujet, je vous l’accorde.

Les organisations sont en cours ou commencent et c’est déjà nawak, rien d’homogène entre les différents membres CA orga et canaux de diffusions multiples. Bref, vous le sentez le cocktail comm pourri pour l’année ?

Pourquoi est-ce que j’utilise l’expression « cocktail comm pourri » alors que c’est une expression provocatrice, que nous sommes à l’écrit et qu’elle peut être mal interprétée ?

Eh bien, pour commencer, je ne vise personne ni dans le CA ni dans les membres ni n’incrimine une quelconque communication.

Cette année, nous avons 6 ou 8 dates à organiser. Il est important pour les membres que le CA communique tout le temps de la même façon et non pas selon les envies du CA mais selon les attentes des membres.

Pourquoi ? Tout simplement afin de donner des automatismes aux membres : tu as besoin d’une info ? Tu sais que tu la trouves là (autonomie et gain de rapidité pour tout le monde).

le CA a instauré :

• Le point du lundi : ça fait des rappels et les membres sont réceptifs. Il serait bien de continuer cette régularité sans se reposer sur Meameash. Un google doc a été créé afin que l’on marque les infos à noter dans le point du lundi. Une préconisation à mon goût : ne pas y écrire des pavés car il y a plusieurs choses à noter dans ce point et il faudrait être synthétique.
• Le forum : malgré tout, il est et reste le lieu de résumé et de récap des infos de l’asso. Quand bien même les membres ne le fréquentent pas toujours, ils savent que les infos sont dedans (et donc qu’ils pourront toujours trouver les infos dans la partie conseil, nourriture et invité).
• Les événements fb : les membres de l’asso ont voté en AG pour que ce système soit mis en place mais il n’a pas encore été pleinement saisi par les membres du CA.

Ces trois éléments sont les seuls qui ont été adoptés par l’ensemble du CA et martelés à tous les membres.

Je pense qu’il serait judicieux que le CA se discipline sur les points suivants :

• Point du lundi : arrêter de compter sur Meameash et limite, décider le vendredi qui le rédigera le lundi qui suit (ça laisse le temps à tout le monde remplir le google doc pour que le désigné ait les infos pour rédiger lundi)
• Forum : continuer à noter les récaps, les avancées et les mails orga dans la partie conseil. On s’améliore et on tient le bon bout de ce côté là. Cependant, il faut se dire que ça reste également la communication officielle du CA à ses membres (quand bien même on double à côté par d’autres biais), il ne faut pas brouiller ce message et toujours renvoyer les membres sur le forum pour répondre et commenter. Pourquoi ? je le dis en dessous.
• événements fb : il faut que cela devienne un automatisme. En dehors des points du lundi qui sont sur le mur du groupe, toutes les communications afférentes à une date précise doivent être mise dans l’éven prévu à cet effet.

Pourquoi il est important que le fofo reste le lieu de discussion des membres pour l’organisation plutôt que tout autre moyen de communication (réseaux sociaux, messages privés, mails, conversations téléphoniques, pigeons voyageurs…) ?

• Malheureusement nous ne sommes pas à l’abri que la personne gérant la date soit malade et qu’une autre doive reprendre le dossier dans l’urgence. Il est important que tout le dossier puisse être automatiquement repris par un tiers sans que la personne CA orga de base n’ait à être dérangée (exemple la personne est hospitalisée en soin intensif, la personne a dû partir à l’étranger et ne capte pas…)
• Cela permet également de ne zapper aucune info donnée par un membre ou transmise par le CA (si on est 15 à une date, on peut toujours s’arranger mais quand on est 30, ce n’est pas la même). Ainsi, l’ensemble du CA peut répondre à un membre qui vient le voir si le membre CA orga est temporairement occupé.
• Lors de la rédaction des bilans annuels, le forum est LA source sur laquelle les membres du CA s’appuie. C’est notamment ce qui permet aux membres qui n’ont pas géré les fêtes de pouvoir les présenter et ainsi de tout de même s’impliquer à leur hauteur.
• D’une année sur l’autre, on peut voir ce qui a été fait et s’améliorer.

 

Sans aller jusqu’à la rédaction d’une charte de bonne communication du CA vers les membres de l’asso, je souhaiterai donc que l’on s’accorde sur ligne de conduite à tenir.

Je demande donc les votes de tout le monde sur les points suivants (cela demande donc un vote par point) :

• le point du lundi : se débrouiller pour maintenir la parution des infos le lundi sur le mur du groupe et que si on a pas pu le lundi, qu’on attende le lundi suivant.
• le forum : le maintenir comme espace de communication officiel avec toutes les informations actualisées
• les événements fb : à partir de la validation du vote, se forcer à publier les infos des presta uniquement sur les évens (pas sur le mur du groupe) et obliger les membres à faire de même tout en rappelant que le fofo est préférable.
• les autres canaux de diffusion de l’info : on a tous des préférences et parfois on est obligé avec certains membres d’utiliser tel ou tel canal plus qu’un autre pour diverses raisons. Cependant, il faut se contraindre à ce que cela ne devienne pas les canaux de communication officiels (en renvoyant constamment à un moment dans le fofo par exemple).

A vos votes 🙂

Pour ma part :

• point lundi : pour
• fofo : pour
• éven fb : pour
• autre canal de diff : pour mais avec une volonté d’utilisation avec parcimonie de ses canaux (les utiliser très exceptionnellement et lorsqu’ils sont utilisés, s’il y a d’autres infos données en réponse par les membres, penser à faire les résumés dans le fofo)

[Maureen]

pour

[Maureen]

Dossier de présentation fait pour la présentation de dossier de ce soir au châtelain de Goulaine

https://drive.google.com/open?id=14F4N8qOtp_u83BB_fCtIjEbIZCncvJ8r

[Maureen]

génial !

[Maureen]

Réponse ce jour du mail reçu mi janvier :

 

Bonjour Hélène,

comme convenu, voici les réponses et les interrogations concernant l’organisation du campement au château de Goulaine.

Je réponds dans un premier temps directement à vos questions (en rouge) dans votre mail, en posant des questions ou des remarques (en vert), à mon tour, par moment.

Nous souhaiterions avoir plus d’informations sur les points suivants :

– est-il possible de présenter des armes à feu et de tirer avec ?

– quelles sont les horaires d’ouverture du château ?

– quelle est, approximativement, à fréquentation du château à cette période de l’année ?

– pouvons-nous également faire des animations dans les jardins à la française et dans le château ? Si oui, quelles sont les contre-indications / préconisations ?

– pouvons-nous arriver dès le vendredi après-midi ? à partir de quelle heure ? quid du dimanche soir, à partir de quelle heure pouvons-nous opérer au démontage ?

– peut-on ramener les véhicules au lieu du campement ?

– s’il y a une visite guidée à une heure de faible fréquentation, pouvons-nous proposer à quelques membres d’y assister ?

Pour ce qui est des visuels de l’association, je dois vous avouer que je n’ai pas la même logique de rangement que notre responsable de communication. J’ai trouver plusieurs documents, mais, dans le doute, je préfère qu’il vous envoie directement le bon fichier avec tout dedans. Normalement, cela devrait être fait dans la journée du 30 janvier.

Je vous remercie chaleureusement pour votre aide dans cette manifestation.

Comme Coraline et Christian ont dû vous le dire, il s’agit pour nous d’une prestation que nous faisons à titre gracieux car nous souhaitons faire une première date pour nous roder et préparer la nouvelle saison qui arrive. Nous jugeons important d’être au contact du public afin d’avoir les meilleures conditions possibles pour nos membres. De même, nous affichons une volonté forte à solliciter des châteaux privés afin que le site nous accueillant puisse profiter de notre présence pour faire de la communication autour et ainsi profiter des recettes en billetterie que cela pourrait occasionner.

A titre personnel, j’ai organisé ce type de prestations dans une autre association, dans un château du Berry où j’avais été guide touristique et j’avoue que cela me tenait à coeur de recommencer et de participer à nouveau, par ce biais, à la conservation du patrimoine historique privé (et ne bénéficiant pas des mêmes aides que le patrimoine public).

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

PS : n’allant pas tous les jours sur le mail de l’association, j’ai mis en copie mon mail perso. Vous serait-il possible de faire des « répondre à tous » ?

Bien cordialement,

Salomé Lelait

Vice-présidente de l’association Saor Alba

06.60.88.46.10

http://www.saor-alba.fr

http://www.facebook.fr/saoralba

Le 16.01.2019 13:47, Hélène Moreau a écrit :

Bien le bonjour Saor Alba,

Je suis Hélène, je suis chargée de créer pour vous et le château un événement écossais nommé « Écosse Libre » (même le nom est en accord ^^).

Tout d’abord : je serai votre contact tout au long de ce projet (je centralise les infos et les restituent au staff  du chateau et au bureau de Saor Alba).

Pour mener à bien ce projet, j’aurai besoin de documents rapidement pour pouvoir étoffer le dossier que je rédige pour vous et qui sera défendu le 4 février devant l’association des Amis du Château qui fait vivre ce patrimoine.

J’aurai besoin de connaitre :

– la date que vous préférez parmi le 27-28 avril ou le 4-5 mai => 4/5 mai

– vos matériels de campement (dimensions, contraintes d’installations, etc..) => L’une de nos animations est la cuisine historique. Nous avons donc besoin, dans l’idéal, d’une stère de bois par jour + un emplacement pour faire le feu. Pouvons nous faire un feu à même le sol ? Le cas échéant, serait-il envisageable de nous fournir du sable pour que nous le placions entre le feu et le sol ? Nous pouvons également découper un espace d’herbe que nous remettrions en place à la fin du weekend. Nous apportons tout le matériel nécessaire pour nos animations et cela est pris en compte dans nos demandes de dimension de campement.

– le nombres de tentes potentiellement « plantable » (dimensions, contraintes d’installations, etc..) => 7 tentes et 2 auvents (peut-être 5 tentes de plus en fonction des personnes qui s’ajoutent). Habituellement, nous demandons 40*60m. Néanmoins, au vu du nombre de structures, un 30*30m devrait convenir. Combien de largeur / longueur fait l’espace que vous aviez envisagé ? si nous le savons en amont, nous pourrons préparer un plan d’implantation. Dans l’idéal, il nous faut le terrain le plus plat possible.

– le nombre de membre présent (à 2-3 personnes près) => à ce jour j’ai 11 inscrits confirmés, 10 personnes intéressées mais qui ne m’ont pas encore confirmées et 14 personnes qui ne m’ont pas répondu. Ils ont été relancé hier, je vais voir à relancer de nouveau les membres demain.

– les animations que vous prévoyez => Nous faisons de la vie de camp. Au sein du campement, il peut y avoir les pôles cuisine, couture, herboristerie, recrutement et jour d’avant (animation expliquant les mouvements de troupes de la bataille de Culloden), travail du cuir, histoire du costume féminin et masculin. Nous souhaitons mettre en place de nouvelles animations qui sont en court de création comme les contes et les jeux de cartes. J’espère qu’elles seront opérationnelles pour être présentées début mai. De même, nous souhaitons préparer des saynètes sur des temps courts afin de pouvoir s’insérer dans des parcours de visite ou autre. Je ne peux vous garantir, à ce jour, qu’elles seront mises en place mais il s’agit également d’un projet hivernal pour la saison à venir.

– les besoins que vous demandez au château ( services de sécurité, parking, électricité pour engin médical, zone de foyer, etc …) => parking pour les véhicules, accès à des sanitaires jour et nuit (y a-t-il accès à une douche ?), accès à un point d’eau en continu, 1.5 à 2 stères de bois, environ 20 bottes de pailles (entre 2 et 3 par tente. Nous faisons attention à notre consommation et nous n’éclatons pas toutes les botts si, finalement, il y en a plus que prévu)

– etc… (si vous avez d’autres idées) => cf. ce qui est noté dans mon corps de mail

J’ai commencé à rédiger un début de rapport, j’aimerai finaliser la rédaction pour lundi 21 janvier pour que vous puissiez le lire, voir le corriger en cas d’erreur avant le 1er février.

————————–

Voici le plan :

Ecosse Libre !

        Introduction à la proposition d’événement écossais

        Liste des membres intéressé par l’événement

        Animations proposées

                   Les repas

                   L’artisanat

                   Les ateliers ludiques

                   La vie de Camp

        Le campement

                   Matériel pour le campement apporté par les membres

        Besoins de Saor Alba

                   Besoins matériel pour le campement

                   Besoins immobilier pour le campement

                   Autres besoins

Remerciement

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Je suis joignable par mail/ portable /messenger (Nélène Goldenfish).

N’hésitez pas à me contacter si besoin.

Bonne journée ☺

A très bientôt

 

—

Hélène Moreau
06 47 33 66 75

hln.moreau@gmail.com

[Maureen]

Je réponds du plus simple au plus complexe :

Pour ce qui est de la subvention de 5000€ je le dis tout net c’est mort : à partir de cette année la mairie ne paye même plus les troupes pour les fêtes de Jeanne d’arc, elle leur verse précisément une « subvention » oui, mais qui paye beaucoup moins. La tendance est visiblement à l’économie sur la rémunération des troupes.

La sub est déjà négociée par Bleu nuit. reste à savoir si elle est bien de 5000€ ou si finalement elle est plus proche du 2000€

Après, si c’est avoir de l’aide de personne afin de gérer le public, on peut toujours faire une demande à la meute comme on avait fait pour la pièce de théâtre chelou de l’autre fois.

Si on procède de la sorte, l’asso ne touche pas la sub et n’est pas rémunérée pour la participation de ses membres. L’idée de cette co-orga c’est de pouvoir rémunérer des bénévoles et de faire vivre les assos orléanaises autour d’une journée / soirée ludique et festive

Donc pour moi dans un premier temps potasser un scénario convainquant pour insérer Saor Alba, avoir un projet béton à vendre à la troupe et à la mairie, et dans un second temps voir ce que la mairie serait concrètement prête à payer.

Le scénario est déjà rédigé (par les bons soins pas saints de Niko) et validé par la mairie. C’est le contact mairie de Bleu nuit qui a parlé de la sub

Vous parlez d’avoir un max de personne. 60 ? Je serais vraiment étonné d’avoir autant de personne présent. Sur le fait que  tout le monde n’habite pas en région Orléanaise. Du coup pour dormir, comment fait-on ?

ça serait environ 60 personnes au total : incluant Saor Alba mais également les autres assos du tissus local orléanais. Saor Alba recevant la subvention, c’est Saor Alba qui rémunèrerait les autre associations. Pour ce qui est des membres de Saor venant, y a moyen de loger chez nous, chez les Orléanais et potentiellement qu’on campe à l’appart 🙂

Si ça se concrétise ça serait juste magique… <3

le projet est déjà en voix de concrétisation. Toute la comm’ est montée (grâce à Niko et les étudiants qu’il a chapeauté, ainsi que Bleu nuit), les devis concernant la technique sont en cours, toute la partie technique est ficelée par des mains de maître (ne répétez pas ce compliment si vous rencontrez le régisseur, ou ne dites pas qu’il vient de moi)

La piraterie est présente depuis toujours, y compris au 18^ième. Mais au vue de ce qu’on présente, je ne sais pas trop quoi en penser car ça n’a pas vraiment de lien avec ce qu’on fait sur camp.

notre campement est juste hors-thème, tel qu’il est aujourd’hui… :/ Saor Alba en mode piraterie : est-ce que vous avez une trame en tête ?

A ce jour, il n’est pas prévu de monter un campement, uniquement de faire appel à des membres d’association pour animer les différentes activités et épreuves qui parcourront l’après-midi des équipes. Il est également possiblement prévu de faire des ateliers à dimension historique ou patrimoniale dans la partie village afin de faire de la culture et du patrimoine auprès du public dans l’espace d’un jeu.

Niko va vous faire un résumé du scénar, mais je vous préviens, c’est barré

[Maureen]

compte rendu du 21/01

le châtelain est chaud pour que ce soir une date en XVIII. Voici toutes les informations potentielles qu’il nous faut encore confirmer à ce jour.

Le campement :

• situé à côté des jardins à la française.
• possibilité de planter un auvent dans les jardins pour faire des animations dans lesdits jardins.

Niveau animations, possibilités d’en faire :

• sur le campement
• dans les jardins à la française
• dans le château (dans / sur / à côté du mobilier XVIIIème)

Niveau cuisine :

• possibilité d’occuper les cuisines du château (la team cuisine, on vous a dit que ça inclurait la cheminée ?)

Couchage :

• sur camp
• peut-être dans le château

Les dates butoirs :

• participants : il faudrait que l’on ait une première vue le weekend du 2 février 🙂
• animations : à partir des présents, on pourra donc proposer des animations en conséquence et les répartir sur les différents sites
• campement : et on pourra donc faire un plan du campement pour demander la taille adéquat
• logistique : et donc demander la paille et le bois nécessaire

Divers :

• Salomé doit fournir une fiche technique ce weekend afin que Hélène et Max, les amis de Coco qui font les négo pour nous, puissent parler en notre nom.

[Maureen]

Grosso modo il faudrait combien de membres le jour-J ?

A priori, je suis en quête de 60 personnes. Il faudrait donc un maximum de l’asso et ensuite on ferait appel à Orléans joue et les autres assos du coin 🙂

[Maureen]

Refusé : il me semble que l’on a pas postulé au bon moment. Du coup, ils ne nous ont pas retenu cette année

[Maureen]

Suite à la décision du CA le 8 décembre dernier, décision inscrite dans le PV de l’AG qui s’est tenue le même jour :

Il n’y aura malheureusement pas la possibilité d’inviter des personnes extérieures à l’association pour cette date.

Toute personne extérieure à l’association souhaitant venir sur cette date doit prendre un cotisation sympathisant pour des questions d’assurance (et donc envoyer une demande directement au CA)

[Maureen]

Suite à la décision du CA le 8 décembre dernier, décision inscrite dans le PV de l’AG qui s’est tenue le même jour :

Il n’y aura malheureusement pas la possibilité d’inviter des personnes extérieures à l’association pour cette date.

[Maureen]

Aloïs demande à inviter également sa compagne.

Demande validée par le CA

[Maureen]

7 voix pour. Validé

[Maureen]

okay, pour

[Maureen]

je plussoie mon homme

[Maureen]

Concernant les scénettes, le semi off pourrait servir de base d’entrainement qu’on pourrait répéter durant les autres fêtes jusqu’à SoK

très pertinent

[Maureen]

Très beau projet très riche, très intéressant et qui s’avère passionnant. !

 

Voici maintenant mes remarques / questions pour la suite

 

Intervention avec le régiment de Erskine

• Ok, à confirmer auprès de nos tireurs (questions assurances et sécu)

Animations dans le centre de visites des gorges

• En extérieur donc ? (juste histoire de savoir si j’ai bien compris à la lecture)
• Saor et la SoK mélangés ensemble dans chaque étape ou des lieux Saor et des lieux SoK ? quid de la barrière de la langue. C’est le guide qui expliquera ce que nous sommes en train de faire ? entre chaque visite, y aura-t-il des visiteurs (est-ce que l’on est en pause ou en animation continue face public)
• J’aime bien le concept !

Tentes / cuisine

• Le centre est donc fermé et nos tentes / matériels ne craignent rien la nuit si nous ne sommes pas sur le site ?

L’estrade

• Est-ce que Niko ou Emma se sentent de faire les monsieur / madame loyal pour les démos ?

Visites hors presta

• Expo jaco : wonderful. Si on a accès à des archives, il faudrait que l’on sache quoi en amont, pour savoir ce que l’on peut chercher dedans et qu’on réfléchisse à ça. (combien de temps on peut fouiner dedans ? dispatchons nous les ailes avec cassandre et cécé aux fringues et machin et machin aux livres, pour optimiser les recherches). La contrepartie animation est parfaitement normale !

La maison d’hôte

• Le couchage : ok
• La fieste : perfect

Equipement / animation

• Il faudrait la liste détaillé des ateliers et de leur équipement pour quand (genre quel jour, quelle heure ?)

Point comm

• Je rejoindrai l’avis de Niko sur le sujet

[Maureen]

Et pour Amboise, Nico et Marion souhaitent tester le XVIII.

Venir en tant que troupe, je leur ai proposé de leur filer toutes les dates de mutli mais ce sont des dates à 7h de routes où l’asso a de grande chance d’être déficitaire. Ce sont des problématiques internes à leur asso qui ne nous concernent plus

[Maureen]

Du coup, question :

Comment répondre aux membres qui souhaitent inviter ?

Dans le cas somato, ce serait, certes, 4 ou 5 personnes max qui se connaissent et font parties de la même asso mais elles seraient dispatchées entre Christian, très potentiellement Emma (si je reprends une conv orale qui n’avait rien de définitif donc je ne parle pas non plus en son nom), potentiellement Popo et moi même.

Parce que les gars font partis de la même troupe,on refuserait à certains membres de les inviter pour pas qu’ils ne soient trop nombreux ? Moyen comme argument associatif. 

Par contre, privilégier des invités qui font déjà du XVIII, ok, c’est un argument que l’on peut sortir. Un peu sectaire mais qui s’assume au vu de la taille de la fête.

Doit-on mettre un quota d’invité par membre ? Moyen car ça voudrait dire que l’on devra être en mesure d’assumer les conséquences si tout les membres invitent

Doit-on refuser les invités? C’est pas spécialement la philosophie de l’association

Doit-on demander à la logistique orga et cuisine leur tolérance max en terme de people ? Pourquoi pas, ça voudrait dire faire une liste d’attente d’invités. En revanche, elle serait d’office biaisée car la première demande d’invités officielle est celle ci….

[Maureen]

J’avais noté que c’était uniquement pour Sully l’absence d’invité

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